シリーズ「AI時代のセキュリティ対策」の3回目です。10月21日に公表されたPHPの脆弱性への対応では、エムズでも「どこで何が動いているか」を把握していることの大切さを改めて感じました。同じことが、社内で使われているAIにも言えます。社員が仕事でどのAIを使い、何を入力しているか、把握できているでしょうか。
文章の作成や要約、翻訳など、生成AIは仕事の強い味方になりました。一方で、無料のサービスや個人のアカウントで使うと、入力した内容がサービス側に保存されたり、設定によってはAIの学習に使われたりする場合があります。顧客の名前や見積の金額、社内の資料をそのまま貼り付けると、会社の外に情報を出したのと同じことになりかねません。
IPAの「情報セキュリティ10大脅威 2026」で、組織向けに初めて選ばれた「AIの利用をめぐるサイバーリスク」には、こうした使い方による情報の漏えいも含まれています。
「AIは使用禁止」とすると、かえって社員が個人のスマートフォンでこっそり使うようになり、会社から見えなくなってしまいます。使ってよい形をはっきり決めて、安全に使ってもらうほうが現実的です。
会社として契約したサービスや、入力内容が学習に使われない設定にしたサービスに限ります。個人のアカウントでの業務利用は避けます。
AIの答えには、もっともらしい間違いが含まれることがあります。お客様に出す文書や数字は、必ず人が確認してから使います。
「これは入れてよいのか」と迷ったときに聞ける担当者を決めておきます。
AIのサービスは変化が速いので、半年に1回ほどルールを見直します。
立派な規程を作る必要はありません。上の5項目をA4用紙1枚にまとめ、朝礼や会議で共有するだけでも効果があります。大切なのは、社員が迷ったときに立ち返れる基準があることです。新しく入った社員にも、入社のときに必ず渡すようにします。
ルールを作るときは、実際に使っている社員の声を聞くことも大切です。「議事録の要約に使いたい」「お客様への返信の下書きに使いたい」といった具体的な使い方を集め、それぞれについて入れてよい情報を決めていくと、現場で守りやすいルールになります。
会社のパソコンでは決まりを守っていても、移動中に個人のスマートフォンのAIアプリで、お客様とのやり取りを要約してしまう、といった使い方は見落とされがちです。ルールには「業務の情報は、会社が認めたサービスと端末でだけ扱う」と書いておくと、判断に迷いにくくなります。
社内で使うときは、次のような短い文にしておくと伝わりやすくなります。
AIは、存在しない法律の条文や、間違った金額をもっともらしく答えることがあります。見積書やお客様への案内文にそのまま使うと、会社の信用に関わります。AIは下書きを作る道具と考え、最後は人が責任を持って確かめる、という順番を守りましょう。
生成AIは、使い方を決めれば業務を大きく助けてくれます。使ってよいサービスと入れてはいけない情報を決め、社員全員で共有することから始めましょう。
エムズショップでは、社内のAI活用を安全に進めるための研修やルールづくりのご相談もお受けしています。詳しくはAI・DX支援のページをご覧ください。
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セキュリティ機器・UTM
機器の選定から設置・運用・保守まで。補助金を使える場合もあります。
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社内のパソコン・ネットワークをまとめてお預かりします。窓口が1つで済みます。
創業20年、名古屋市北区清水に実店舗があります。名古屋市全16区と愛知県内に対応。ご相談・お見積りは無料です。
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