介護・福祉事業所のIT・AI支援

介護・福祉の事業所では、毎日たくさんのFAXが届き、仕分けや転記に時間を取られがちです。エムズショップは、名古屋を中心に福祉のお客様の複合機・電話・パソコンをお手伝いしてきました。機器の入れ替えだけでなく、受信したFAXやスキャンした書類に、AIで自動で名前を付けて仕分けし、内容をExcelにまとめる仕組みまで、一つの窓口でご相談いただけます。

こんなお困りごとはありませんか

• 居宅介護支援事業所に、サービス事業所や医療機関からのFAXが毎日たくさん届く
• FAXやスキャンした書類を、利用者さんごと・書類ごとに分ける作業に、毎日時間がかかっている
• スキャンしたデータが「日付と番号だけ」のファイル名で、開くまで中身が分からない
• FAXの内容を、別の表やシステムに手で書き写している
• 紙が机にたまり、必要なFAXをすぐに探し出せない
• 施設の開設や移転で、複合機・電話・回線・パソコン・カメラの業者がばらばらで、調整が大変

どれも、機器と仕組みを少し見直すだけで、職員さんの手間を大きく減らせることがあります。

FAXもスキャンも、AIで自動で名前付け・仕分け・Excelに一覧化

最近、ケアマネジャーさんの事業所でご好評をいただいているのが、FAXの自動仕分けです。届いたFAXを紙で印刷して手で分ける代わりに、AIが読み取って整理します。複合機でスキャンした書類も、同じ流れで整理できます。

導入すると変わること

• FAXやスキャンした書類を1枚ずつ見て、名前を付けて分ける時間が減る
• ファイル名を見ただけで、何の書類か分かる
• Excelの一覧から探せるので、「あのFAXはどこ？」がなくなる
• 手で書き写す作業が減り、転記の間違いも減らせる
• 紙の保管場所と、印刷の用紙・トナーの使用が減る

料金の目安

月額には、保守・名簿更新のサポートを含みます。初期設定費（複合機・NASの設定、名簿の作成、約2週間の試験運用）は、NAS（ネットワーク対応のHDD）をお持ちかどうかと、ご利用になる人数によって変わります。正式な金額は、いまの機器と運用を伺ってからお見積りします。

FAX自動仕分けの詳しい説明と提案資料（PDF）はこちら →

導入の前にお伝えしていること

• 手書きの文字や、かすれたFAX・スキャンは、AIでも読み取りを間違えることがあります。始めのうちは、職員さんの確認と組み合わせて使う形をおすすめしています。
• ファイル名の付け方、仕分けのルール、読み取る項目、保存先は、事業所のいまの運用に合わせて、ご相談のうえ決めます。
• 利用者さんの個人情報を扱うため、データは事業所内のNASに保存し、アクセスできる人の範囲も導入前に一緒に確認します。NASをお持ちでない場合は、ご用意からお手伝いします。

受信したFAXをNASに保存できる複合機であれば、いまお使いの複合機のまま始められます。エムズでよく納めているキヤノンの複合機（3322Fなど）は対応しています。お使いの機種名を伺えばお調べします。

施設の開設・移転は、まとめて一つの窓口で

新しく立ち上がる老人ホームに、複合機・ビジネスフォン・パソコン・サーバー・ネットワークカメラ・オフィス家具を一括で導入した実績があります。搬入日、設置場所、回線・配線、各担当の作業順をエムズが取りまとめ、開設日に職員の皆さまが業務を始められる状態まで設定・確認しました。

業者ごとに打ち合わせをする負担を減らし、開設日から逆算して工程を整理するのが、エムズの役割です。事例の詳しい内容はエムズグループの支援実績でご紹介しています。

毎日使う機器も、まとめてお任せください

• 複合機・コピー機：FAXの多い事業所に合った機種と、カウンター料金の見直し
• ビジネスフォン：事務所の電話と、FAX回線の整理
• UTM（セキュリティ機器）：利用者さんの情報を扱うネットワークの守り
• パソコン・ネットワーク：入れ替え、設定、トラブル時の対応
• 見守りカメラ：施設内の見守りや防犯

いまの請求書を写真で送っていただければ、無料コスト診断で、月々の費用を比べてお返しします。

補助金のご相談も

エムズショップはIT導入支援事業者です。FAXやスキャンの自動仕分けのようなAI・IT導入は、事業所の条件によって、デジタル化・AI導入補助金（旧IT導入補助金）の対象になる場合があります。対象になるかどうかの確認から、申請の手続きまで一緒に進めます。詳しくはAI・DX支援のページをご覧ください。

よくあるご質問

小さな居宅介護支援事業所でも頼めますか？

はい。ケアマネジャーさん3人の事業所からも、ご依頼をいただいています。FAXの枚数や、いまの仕分けのやり方を伺ってからご提案します。

いまの複合機のままで、FAXやスキャンの自動仕分けはできますか？

受信したFAXをネットワーク対応のHDD（NAS）に保存できる複合機であれば、いまの複合機のまま始められます。機種名を伺えばお調べしますので、お気軽にお問い合わせください。

手書きのFAXや書類も読み取れますか？

読み取れますが、字のくせやかすれによって間違えることがあります。始めのうちは確認と組み合わせて使い、事業所に合わせて設定を調整します。

施設の開設前の、どの時点で相談すればよいですか？

内装や配線の計画が決まる前にご相談いただくと、電源・通信の位置まで含めて準備できます。開設日が決まっていれば、そこから逆算して工程をご提案します。