名古屋で創業して20年、OA機器販売と安心丁寧なサポートに定評のあるエムズショップ株式会社です。今回は「プリンターや複合機の設定が知らないうちに変わってしまう」というお悩みについて解説します。
複合機の印刷設定は、パソコン側のドライバー設定と、複合機本体側の設定の両方に保存されます。前回使った人が用紙サイズや白黒／カラーの設定を変更したまま元に戻さなかったり、アプリケーションごとに既定の設定が異なっていたりすると、「いつのまにか設定が変わっている」ように感じることがあります。複数人で複合機を共有するオフィスでは特に起こりやすいトラブルです。
対策としては、よく使う設定を「既定のプロファイル」として登録しておくことや、部署ごとにプロファイルを分けて印刷ミスを防ぐ方法が有効です。ドライバーの自動更新によって設定がリセットされるケースもあるため、更新後は一度設定を確認する習慣をつけると安心です。
複数人でプリンターを共有する環境では、印刷設定やネットワーク環境の管理も煩雑になりがちです。エムズショップでは複合機のご提案とあわせて、社内ネットワーク全体を管理する「ネットワーク管理代行サービス」にも力を入れています。パソコン利用サポートまで含めて、専門スタッフが一括してお手伝いいたします。
担当 鈴木
「毎回A4に戻る」「両面にしたはずが片面で出てくる」「カラーで印刷したいのに白黒になる」。複合機やプリンターでよくあるご相談です。原因はたいてい、次の3つのどれかです。
印刷画面から開いた設定は、多くの場合その1回だけの指定です。閉じれば元に戻ります。次回も同じ設定で印刷したいなら、既定値そのものを変える必要があります。
WordやExcel、PDFを開くソフトは、それぞれ独自に用紙サイズや向きを覚えています。プリンター側を直しても、アプリ側の指定が上書きすることがあります。「このソフトのときだけおかしい」なら、こちらが原因です。
Windows Updateやドライバーの更新をきっかけに、設定が初期値に戻ることがあります。また、1台の複合機を全員で共有している場合、サーバー側の既定値が配られて上書きされることもあります。
いちばん確実なのはこちらです。Windowsで次の場所を開いてください。
ここで指定した値が、そのパソコンの既定値になります。「印刷設定」という似た名前の項目もありますが、そちらはログインしている人だけの設定です。全員に効かせたいときは「プリンターのプロパティ → 詳細設定 → 標準の設定」のほうを使ってください。
①で直したのに特定のソフトだけ元に戻る場合は、そのソフトが設定を覚えています。
メーカー製のドライバーには、設定の組み合わせを名前を付けて保存できる機能があります（「お気に入り」「プロファイル」「よく使う設定」など、呼び方はメーカーによって異なります）。
「請求書＝A4・白黒・両面」「提案書＝A4・カラー・片面」のように用途ごとに登録しておくと、選ぶだけで済むので設定ミスが減ります。部署ごとに分けておくのも有効です。
前に使った人が用紙サイズや白黒／カラーを変えたまま戻さない。これが、共有している複合機でいちばん多い原因です。人を責めても直りませんので、既定値を決めて固定し、変えたい人はプロファイルを選ぶという運用にしてしまうのが確実です。
設定を全台そろえたい、誰が何を変えたか分からなくなっている、という場合はご相談ください。エムズショップでは複合機の導入・保守とあわせて、社内のパソコンとネットワークをまとめてお預かりするネットワーク管理代行も承っています。名古屋市北区清水に実店舗があり、お電話をいただいてから平均3時間程度でお伺いしています。
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