居宅介護支援事業所には、病院・訪問看護・デイサービス・薬局・福祉用具の事業所などから、毎日たくさんのFAXが届きます。ケアマネジャーが複数いる事業所では、届いたFAXを「誰あてか」見て配るだけでも、毎日かなりの時間を取られます。この記事では、ケアマネ事業所のFAX仕分けを自動化するために必要なものと、担当者の決め方、導入前に確認しておきたいことを、順番に整理します。
FAXの仕分けが手間になるのは、宛名だけでは担当者が決まらないFAXが多いからです。
つまり、FAXの仕分けは「宛名を読む」だけでなく、「利用者さん」「送ってきた相手」から担当を判断する作業です。自動化するときも、この判断を仕組みに置き換えることが中心になります。
まず、届いたFAXを紙に印刷するだけでなく、PDFのデータとしてNAS（ネットワーク対応のハードディスク）に保存できることが前提です。多くの業務用複合機には、受信したFAXを共有フォルダへ転送する機能があります。いまお使いの複合機で使えるかどうかは、機種名が分かれば確認できます。
次に、ケアマネの一覧、利用者さんと担当ケアマネの一覧、よくFAXを送ってくる事業所と窓口担当の一覧を用意します。普段お使いのExcelの名簿から作れます。名簿があることで、宛名がないFAXでも担当者を判断できるようになります。
最後に、FAXに書かれた宛名・送信元・利用者名・書類の種類を読み取る仕組みです。FAXは事業所ごとに書式がばらばらなので、決まった位置の文字を読むだけでは足りません。いまはAIを使うと、書式が違っても「どれが宛名で、どれが利用者名か」を読み分けられるようになっています。
自動仕分けでいちばん大切なのは、担当者を決める順番です。例えば、次のような順番にしておくと、迷うFAXが大きく減ります。
そして、決められないFAXは無理に振り分けず「要確認」フォルダに入れることが大切です。宛名と利用者さんの担当が食い違うときや、名簿にない利用者さんのFAXは、人が見て判断します。間違って別のケアマネのフォルダに入るより、確認に回るほうが安全です。
仕分けと同時に、ファイル名も中身の分かる形にそろえておくと、後から探す手間がなくなります。おすすめは「日付_利用者名_書類の種類_送信元」の順です。
日付は「20261104」のように8桁にすると、フォルダの中で日付順に並びます。利用者さんがいない案内などのFAXは、利用者名の部分を空けておく決まりにしておくと迷いません。
FAXには利用者さんの個人情報が書かれています。外部のAIサービスで読み取る場合は、送った書類がAIの学習に使われない契約かどうかを確認し、個人情報の利用目的や重要事項説明書に、業務効率化のための外部サービスの利用を書いておくと安心です。
手書きの文字やかすれたFAXは、AIでも読み間違えることがあります。始めのうちは、仕分けた結果と理由を一覧で確認できる形にして、職員さんの確認と組み合わせて使うのがおすすめです。
ケアマネごとのフォルダを本人だけが見られるようにするのか、全員が見られるようにするのかも、導入前に決めておきます。名簿や設定を置くフォルダは、管理者だけが開けるようにしておきます。
ケアマネ事業所のFAX仕分けを自動化するには、FAXをPDFでNASに保存できる複合機、担当を決めるための名簿、FAXを読み取る仕組みの3つをそろえ、担当を決める順番と「迷ったら要確認」の決まりを作ることがポイントです。宛名のないFAXでも、利用者さんや送ってきた相手から担当へ届けられるようになります。
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